Come organizzare un matrimonio perfetto? Seguendo tutti i consigli della wedding planner
Dopo l'emozione della proposta, il sì, le telefonate ad amici e famiglia e quei primi giorni trascorsi quasi solo a guardare l'anello, arriva inevitabilmente il momento in cui il matrimonio smette di essere un'idea bellissima ma astratta e comincia a diventare qualcosa di assolutamente reale.
Ed è allora che compare la fatidica domanda: e adesso, da dove si comincia?
Perché, finite le celebrazioni per il fidanzamento, quel giorno immaginato magari per anni comincia improvvisamente a riempirsi di decisioni molto concrete. La location, gli invitati, il budget, il catering, i fiori, la musica, il fotografo. E la lista, come scopre molto presto chiunque stia organizzando le proprie nozze, potrebbe continua ancora a lungo.
È probabilmente in questo momento che ci si rende conto di quante cose ci siano dietro l'organizzazione di un matrimonio: un percorso fatto di scelte, alcune bellissime, altre decisamente meno romantiche, nel quale sapere cosa conta davvero e cosa, invece, possiamo tranquillamente lasciar perdere può fare una grande differenza.
Per orientarci tra priorità, aspettative e inevitabili momenti di indecisione, abbiamo chiesto consiglio a Roberta Adamo, wedding planner e floral designer alla guida di SpazioBianco, che da quasi vent'anni accompagna le coppie nella costruzione del loro matrimonio; dalla ricerca della location fino alla regia del grande giorno. Architetto di formazione, con un percorso professionale nato nel floral design e centinaia di eventi alle spalle, Roberta Adamo conosce bene non soltanto ciò che serve per far funzionare un matrimonio, ma anche quelle ansie che possono facilmente prendere il sopravvento dei futuri sposi (e credetemi, sono davvero tante).
Niente panico però. La prima cosa che la wedding planner ci ha spiegato è forse anche la più rassicurante: non esiste una formula universale per organizzare il matrimonio perfetto. Esiste quello giusto per la coppia che lo sta organizzando. Il segreto è capire come costruirlo (e, una volta arrivato quel giorno, riuscire finalmente a goderselo).
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La prima cosa da decidere? Dove sposarsi (e con quante persone)
Prima del vestito, dei fiori e persino del mood del matrimonio, secondo la wedding planner Roberta Adamo ci sono due domande alle quali bisogna rispondere: dove vogliamo sposarci e quante persone vogliamo invitare?
«Il dove è importantissimo, perché determina molto anche lo stile» spiega Adamo. «Se scegli la montagna, il lago di Como o la Toscana stai scegliendo tre luoghi che daranno al matrimonio un'identità completamente diversa».
La destinazione influenza però anche molto altro: dalla tipologia di venue al tipo di esperienza che si vuole creare. C'è chi preferisce un hotel, magari perché desidera ospitare amici e parenti per più giorni, chi sogna una villa privata da avere interamente a disposizione e chi cerca una soluzione intermedia, come una struttura con alcune camere per la famiglia.
Subito dopo scelto il dove, bisogna pensare al numero (seppur non per forza definitivo) degli invitati. Non soltanto perché cento persone costano inevitabilmente più di cinquanta, ma perché la guest list determina quali location siano realmente adatte. E obbliga a fare subito i conti con una delle parole meno romantiche, ma più importanti, di qualsiasi matrimonio: il piano B.
«Bisogna sempre capire qual è il piano A e quale il piano B», sottolinea Adamo. Una location spettacolare all'aperto, insomma, perde buona parte del suo fascino se in caso di pioggia non riesce ad accogliere comodamente tutti gli ospiti.
Quanto costa davvero un matrimonio? La risposta è: dipende
Se c'è una domanda alla quale ogni wedding planner fatica a rispondere con un numero secco, è probabilmente questa. «Il matrimonio è una scatola che contiene tantissimi ingredienti" dice Adamo, che spiega che, sebbene è importantissimo avere un budget in mente, è altrettanto importante essere «pronti e quanto più flessibili possibile». Diversamente dall'acquisto di un singolo oggetto, infatti, il costo finale nasce dalla somma di location, catering, fiori, musica, fotografia, abiti, trasporti e decine di altre scelte.
E soprattutto cambia enormemente in base al luogo.
«Posso dirti che esiste un budget da Lago Maggiore, uno da Lago di Como e uno da un'altra destinazione», spiega la wedding planner. «Se mi dici che vuoi sposarti sul Lago di Como, siete cento persone e hai 50 mila euro di budget, potrei dirti che probabilmente non ci sono i presupposti. In un altro posto, invece, con la stessa cifra potremmo fare qualcosa di spettacolare».
Il consiglio, quindi, è evitare di innamorarsi di una location o di un'idea che obblighi poi a comprimere tutto il resto del matrimonio. «Bisogna fare il passo lungo quanto la propria gamba, mai il contrario» ricorda Roberta.
E quando arriva il momento di scegliere dove investire di più? Anche qui non esiste una risposta valida per tutti. «Chi ha una passione per la musica deve investire sulla musica, perché sarà qualcosa che ricorderà per sempre. Chi ama l'allestimento e la scenografia deve investire lì. Questa domanda deve avere una risposta assolutamente personale, diversa per ogni coppia».
In altre parole, il budget dovrebbe seguire le priorità emotive della coppia, non una classifica universale delle cose che «si devono» avere.
Instagram e Pinterest sono utili, ma attenzione a non farsi prendere la mano
Pensare di organizzare oggi un matrimonio ignorando completamente Instagram e Pinterest è quasi impossibile. Le piattaforme social sono fonti inesauribili di ispirazione, aiutano a capire cosa piace e permettono di scoprire soluzioni alle quali magari non si sarebbe mai pensato.
Ma hanno anche un effetto collaterale.
«Instagram ha amplificato tutto» osserva Adamo, aggiungendo: «È come se avessimo molti più occhi, molte più orecchie e molte più aspettative addosso». Il rischio è passare dall'ispirazione al confronto continuo, accumulando centinaia di immagini di location da sogno, allestimenti spettacolari, tavole perfette e composizioni floreali scenografiche senza sapere quanto siano realmente compatibili tra loro; e soprattutto con il proprio matrimonio. Perché ciò che funziona meravigliosamente da una parte potrebbe non avere lo stesso effetto per un'altra coppia; e quello che appare semplicissimo in una fotografia potrebbe richiedere, nella realtà, budget, spazi e logistica completamente diversi. Il risultato è che, insieme alle idee, possono crescere anche aspettative difficili, quando non impossibili, da realizzare.
Ed è proprio qui che entra in gioco il lavoro di una wedding planner. Una professionista esperta, come Roberta Adamo con SpazioBianco, non replica semplicemente una fotografia salvata su Pinterest, ma capisce che cosa di quell'immagine ha conquistato la coppia e trova il modo di tradurlo nel loro matrimonio.
Ascoltare, osservare, confrontarsi, guidare, fare prove e, quando serve, prendere ispirazione o reinterpretare qualcosa di già visto: è attraverso questo processo che un insieme potenzialmente infinito di reference viste sui social può trasformarsi in un progetto coerente e soprattutto realizzabile. Perché il punto non dovrebbe essere ricreare esattamente il matrimonio visto sullo schermo di uno smartphone, ma capire quali di quelle idee possano davvero funzionare per la propria storia, la propria location e il proprio budget.
Un matrimonio personale non deve necessariamente essere qualcosa che nessuno ha mai visto
Eccolo, un altro punto dolente: l'ossessione per l'originalità merita di essere ridimensionata.
La verità, nuda e cruda, è che con migliaia di matrimoni pubblicati ogni giorno sui social è quasi impossibile inventare qualcosa che non sia mai stato fatto. E non è nemmeno necessario.
Come spiega la wedding planner, il matrimonio diventa unico e originale quando racconta qualcosa degli sposi: un'abitudine, un luogo, una passione, un riferimento alla loro storia. Il compito di chi lo progetta l'evento è riuscire a far emergere proprio quegli elementi.
E se invece una coppia ama proprio un trend già visto cento volte? Nessun problema. Anche voler replicare qualcosa perché ci emoziona fa parte della propria personalità.
Il matrimonio è degli sposi, ma l'esperienza degli invitati conta
Il matrimonio deve prima di tutto raccontare chi si sposa, ma questo non significa dimenticarsi di chi è lì per festeggiare insieme alla coppia. Anzi, secondo Roberta Adamo, l'esperienza degli invitati è uno degli elementi che contribuiscono maggiormente alla riuscita della giornata. Non tanto attraverso effetti speciali o dettagli pensati per stupire a tutti i costi, quanto attraverso quelle attenzioni che fanno sentire le persone accolte e coccolate.
«Quel giorno i miei clienti non sono soltanto gli sposi: sono tutti», racconta. Ed è un principio che, nel lavoro di SpazioBianco, si traduce soprattutto nell'attenzione a ciò che succede durante l'evento: accorgersi se qualcuno non sta bene, aiutare un'invitata che si è macchiata il vestito, prestare attenzione a una mamma con un bambino o intervenire rapidamente davanti a una piccola necessità. Dettagli apparentemente insignificanti, ma che possono cambiare completamente il modo in cui un ospite vive la giornata.
Naturalmente, molto passa anche attraverso scelte più evidenti: buon cibo, vino servito alla giusta temperatura, un servizio attento e sorridente, tempi ben studiati e un'atmosfera nella quale le persone possano davvero divertirsi.
Pensare agli ospiti, però, è molto diverso dal cercare di impressionarli. Ed è qui che, secondo la wedding planner, bisogna trovare il giusto equilibrio. Organizzare ogni dettaglio chiedendosi continuamente cosa penseranno amici, parenti o (ancora peggio) come il proprio matrimonio verrà confrontato con quelli degli altri rischia di far perdere di vista ciò che conta davvero.
Il consiglio della wedding planner, quindi, è semplice: prendersi cura degli invitati senza organizzare il matrimonio per ottenere la loro approvazione. Perché le persone che vi vogliono bene probabilmente si divertiranno anche quando qualcosa non sarà perfetto. E quello che ricorderanno davvero sarà soprattutto come si sono sentite quel giorno.
Il vero segreto del matrimonio perfetto? Lasciarsi andare
Dopo mesi trascorsi a scegliere location, menu, fiori, musica, mise en place e ogni altro dettaglio possibile, arriva un momento in cui bisogna semplicemente smettere di organizzare e iniziare a vivere il matrimonio. Ed è proprio questa, secondo Roberta Adamo, una delle cose più difficili da fare. Ma anche quella che può fare davvero la differenza.
«La spontaneità, secondo me, è la chiave per un matrimonio perfetto» racconta la wedding planner. «Gli sposi che si lasciano andare sono quelli che hanno i matrimoni più belli, che si divertono di più e fanno divertire di più anche gli amici». Non perché abbiano necessariamente organizzato tutto meglio degli altri, ma perché, una volta arrivato il grande giorno, riescono ad affidarsi alle persone scelte nei mesi precedenti e a essere davvero presenti.
D'altronde, nessuna timeline può mettere completamente al riparo dagli imprevisti. Può cambiare il tempo, un momento può iniziare qualche minuto più tardi del previsto o qualcosa può semplicemente andare diversamente da come lo avevamo immaginato. Cercare di controllare la situazione in prima persona, però, difficilmente cambierà le cose. E rischia piuttosto di trasformare gli sposi in spettatori (o peggio ancora in organizzatori) del proprio matrimonio.
È anche per questo che tutto il lavoro fatto nei mesi precedenti con la wedding planner conta: scegliere professionisti dei quali ci si fida significa potersi concedere, finalmente, il lusso di non pensare più a ciò che succede dietro le quinte.
E forse è proprio questo il vero segreto di un matrimonio perfetto: non una giornata in cui ogni singolo dettaglio segue esattamente il programma, ma una giornata che gli sposi riescono a vivere fino in fondo. Ballando, brindando, parlando con gli amici e godendosi quei momenti che, dopo tanto tempo trascorso a immaginarli, passano inevitabilmente molto più in fretta del previsto.
Avere una wedding planner può fare davvero la differenza
Affidarsi a una wedding planner non significa semplicemente delegare la scelta dei fiori o avere qualcuno che coordini i fornitori il giorno delle nozze. E non è neppure soltanto una moda legata alla crescente attenzione che negli ultimi anni circonda il mondo dei matrimoni.
Per chi ha la possibilità di inserirla nel proprio budget, una wedding planner brava e competente può diventare un aiuto concreto durante tutto il percorso, trasformandosi in tempo risparmiato, meno stress e, soprattutto, maggiore serenità.
Il suo lavoro comincia infatti molto prima del grande giorno. Una professionista esperta conosce location e fornitori, sa quali proposte siano realistiche rispetto al budget, può individuare eventuali criticità prima che diventino problemi e aiuta a mettere ordine tra idee, desideri e aspettative. «Tante coppie partono senza aver affrontato questa idea e poi, quando si ritrovano in una situazione di stress, cercano aiuto in un secondo momento», racconta Roberta Adamo. «Chi ci pensa prima, secondo me, parte già con una serenità maggiore».
C'è poi un aspetto meno tangibile, ma altrettanto importante: sapere che qualcuno sta continuando a portare avanti l'organizzazione del matrimonio anche quando voi non avete tempo per farlo. Nei periodi più impegnativi al lavoro o quando le decisioni da prendere sembrano moltiplicarsi, avere una persona di fiducia che conosce il progetto nel suo insieme permette di non avere costantemente la sensazione che ci sia qualcosa di cui ci si è dimenticati.
Naturalmente, perché questo meccanismo funzioni, competenza ed esperienza non bastano. Serve anche il giusto feeling. D'altronde, la wedding planner è una delle figure con cui ci si confronta più spesso durante l'organizzazione: per mesi si condividono idee, dubbi, cambi di programma, questioni economiche e inevitabili momenti di tensione. Portfolio, esperienza e passaparola sono fondamentali, ma sentirsi ascoltati e capiti lo è altrettanto.
E il valore di questa scelta diventa ancora più evidente il giorno del matrimonio. Mentre catering, musicisti, fotografi e gli altri professionisti si occupano ciascuno del proprio lavoro, la wedding planner diventa una sorta di regista dietro le quinte, capace di tenere insieme tempi, persone e imprevisti. Non perché senza di lei un matrimonio non possa funzionare, ma perché avere qualcuno incaricato di coordinare tutto permette agli sposi di fare finalmente una cosa molto più importante: smettere di organizzare il proprio matrimonio e cominciare a goderselo.
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